Beoordelen

1. Individuele en sociale aspecten van kwaliteitsbeoordeling in peer panels

Ter voorbereiding van de advisering over de aanvraagdossiers in het kader van het Kunstendecreet organiseerde de afdeling Kunsten van het Departement CJM in 2015 in samenwerking met Kunstenpunt een coachingstraject voor de voorzitters en de beoordelaars. Delphine Hesters gaf toen een presentatie over de individuele en sociale aspecten van beoordeling in peer panels die uitmondde in een nota. Dit is aangeraden lectuur voor alle professionals die oordelen over de artistieke kwaliteit van kunstpraktijken. Met toestemming van de auteur hebben we waar nodig haar werk geactualiseerd.

1. 1. Introductie

Het Kunstendecreet (met memorie van toelichting) en Besluit van de Vlaamse Regering omschrijven de procedures die subsidiedossiers doorlopen, het principe van de pool van experten en de beoordelingscriteria die ingezet worden bij de kwaliteitsbeoordeling. Een draaiboek, geschreven in samenwerking met de Adviescommissie Kunsten, werkt het beoordelingsproces voor verschillende subsidie-instrumenten meer gedetailleerd uit en geeft een aantal werkafspraken weer. De Strategische Visienota van de Minister van Cultuur presenteert bovendien een inhoudelijk kader voor de beoordeling. Daarmee zijn de regels en afspraken over het verloop van de kwaliteitsbeoordeling in het Kunstendecreet duidelijk uitgetekend en neergeschreven. En toch bepalen ze maar voor een deel het werkelijke verloop van de het beoordelingsproces.

Naast de genoemde expliciete regels, spelen altijd ook impliciete regels, bepaald door de sociale interactie in beoordelingspanels. Het gaat om impliciete afspraken of omgangsvormen die zich installeren wanneer mensen moeten samenwerken om tot een uitkomst te komen. Ook heeft elke individuele beoordelaar zijn of haar eigenheden en bagage die een rol gaan spelen in de beoordeling – bij de individuele lectuur en evaluatie van dossiers en in de interactie rond de commissietafel.

Het is belangrijk om te beseffen dat deze individuele en sociale aspecten niet uit te schakelen vallen. Ze zijn geen fout in het systeem die weggewerkt moet worden. Wel zijn het elementen waar bewust en met zorg mee moet worden omgesprongen. Het uitgangspunt van deze nota is dan ook het volgende: beter inzicht in de impliciete individuele en sociale processen die spelen tijdens het beoordelingsproces geeft de mogelijkheid om zelfbewuster en zorgvuldiger om te gaan met de rol die men als beoordelaar opneemt (als individu) en om elk lid van de beoordelingscommissie zijn of haar rol te laten spelen (als groep) en dus de intersubjectiviteit rond de tafel optimaal te laten spelen. Het vormt met andere woorden een belangrijke basis voor de kwaliteit van de kwaliteitsbeoordeling. Het observeren en bewaken van deze processen is een belangrijke taak van de voorzitters van de commissies, maar ligt ook in handen van elk individueel lid.

1.2. Individuele bagage

Opvattingen over kunst

Elke beoordelaar in de pool van het Kunstendecreet is op een of andere manier actief betrokken bij de kunsten en heeft dan ook een – vaak impliciete – opvatting over wat geldt als kunst en wat niet. Deze opvattingen hangen samen met visies op wat subsidiabel is en wat niet. De Vlaamse overheid heeft uiteraard haar eigen logica die de wetgeving schraagt en opvattingen over wat voor praktijken of kunstuitingen subsidiabel zijn onder het Kunstendecreet, maar ook deze officiële opvattingen blijven in hoofdzaak impliciet. Daarom zal de discussie over wat wel of niet onder het decreet past onvermijdelijk ook via concrete dossiers bij de beoordelaars op tafel komen.

De discussie over wat kunst is en wat niet is sinds de moderniteit een belangrijke discussie binnen het kunstenveld. Ze staat op scherp daar waar de nieuwe ontwikkelingen in het kunstenveld plaatsvinden en waar de bruggen met andere sectoren (bv. het onderwijs, de wetenschap, bedrijven, de sociale sector) worden opgezocht. Het is daarom belangrijk dat de beoordelaars deze discussie ter harte nemen en bewust aangaan. Bij druk op de middelen voor de kunsten mag men niet te gauw in de verleiding komen om deze ‘randgevallen’ buiten de zone van het decreet te plaatsen en zo de druk op de subsidiepot wat te verlichten. Ze zijn immers mogelijk van groot belang voor de ontwikkeling van de kunsten zelf.

Ook binnen wat we collectief beschouwen als kunst en als subsidiabel onder het Kunstendecreet, zijn diverse opvattingen mogelijk over wat meer en wat minder belangrijk of prioritair is. Volgende stellingen geven enkele verschillende standpunten weer over waarvoor het Kunstendecreet in de eerste plaats dient. Ze zijn niet noodzakelijk met elkaar in tegenspraak, maar bij beperkte middelen zal de discussie oplaaien over wat prioritair is.

• “Het Kunstendecreet is er in de eerste plaats om artistieke vernieuwing mogelijk te maken.”
• “Het Kunstendecreet moet de diverse uitingen van kunst kunnen herbergen: van traditioneel tot experiment en vernieuwing, al wat kwaliteit heeft.”
• “Subsidies zijn er voor kunstuitingen die niet door de markt gedragen kunnen worden.”
• “Populaire cultuur hoort niet thuis onder het Kunstendecreet. Het decreet is er immers om mogelijk te maken wat niche en specialistisch is.”

Wanneer we, als sectorspelers, als steunpunt of als overheid samen stellen dat we het belangrijk vinden dat er een ‘rijk en gelaagd kunstenlandschap’ is in Vlaanderen, waar staat dat dan eigenlijk voor? Hoe breed en divers willen we daarin gaan?

Keuzestijlen en -vaardigheden

Mensen hebben hun eigen manieren om tot beslissingen te komen; ze hebben verschillende soorten keuzevoorkeuren of -stijlen. Elk van ons hanteert verschillende stijlen op verschillende momenten en in verschillende situaties, maar elk individu heeft bepaalde stijlen of voorkeuren die meer prominent zijn. Hieronder een lijstje van verschillende keuzestijlen en hun kenmerken:

De logisch-rationele kiezer

• Beslist logisch, verstandig, gestructureerd en met redelijke argumenten, heeft oog voor feiten en details
• Kan goed het waarom van een beslissing uitleggen

De emotionele kiezer

• Beslist op basis van gevoelens, ingevingen en waarden, heeft oog voor de sfeer
• Laat gevoel meer doorwegen dan argumenten

De impulsieve kiezer

• Beslist spontaan, daadkrachtig, snel en zonder stress, op basis van de impuls van het moment
• Houdt van actie, plezier, avontuur, risico, heeft lef

De uitstellende kiezer

• Beslist weldoordacht en neemt daarvoor tijd
• Liever niet kiezen dan fout kiezen

De eigenzinnige kiezer

• Kiest zelfverzekerd, vol overtuiging, origineel, zelfstandig, onafhankelijk. Weet wat hij/zij wil en gaat daar ook voor
• Is trouw aan zichzelf, authentiek, heeft vaak een groot besef van verantwoordelijkheid en van de maakbaarheid van de werkelijkheid

De meegaande kiezer

• Kiest sociaal, betrokken, flexibel, past zich gemakkelijk aan
• Vermijdt conflicten, wil er graag bijhoren

De intuïtieve kiezer

• Doet beroep op een diepere bron van weten die onmiddellijk komt opzetten zodra de keuzemogelijkheid zich aandient
• Kiest rustig en is tevreden met de beslissing, maar kan de keuze moeilijk verwoorden

In onze huidige samenleving, en a fortiori in professionele contexten, is de logisch-rationele keuzestijl de norm. De kwaliteitsbeoordeling onder het Kunstendecreet vraagt om een duidelijke argumentatie over waarom een subsidieaanvraag positief of negatief geadviseerd wordt. Logisch-rationele kiezers zullen het makkelijker hebben om hun positie te argumenteren en halen zo mogelijk de bovenhand in discussies. Wie functioneert volgens een andere keuzestijl heeft het mogelijk moeilijker om zijn of haar keuze te onderbouwen. Dat wil echter niet zeggen dat die keuze minder legitiem zou zijn. Een belangrijk collectief werk in commissies zal erin bestaan om elk van de commissieleden de kans te geven om zijn of haar voorkeuren te expliciteren en om vervolgens samen tot een gedeeld begrip te komen.

Kennis en expertise

Het beoordelingssysteem van het Kunstendecreet is gebouwd op peer review. Mensen uit het professionele veld (of met een sterke band met dat veld) treden als experts op in de kwaliteitsbeoordeling. Officieel is de expertise van de beoordelaars getypeerd op basis van hun kennis in relatie tot de disciplines en functies. Iedereen heeft echter meer bagage aan relevante kennis of expertise die mee ingezet wordt in de beoordeling, onder andere met betrekking tot het artistieke, beleid, zaakvoering, communicatie, productieprocessen, interculturaliteit, duurzaamheid, enz.
Beoordelaars zijn experts. De legitimiteit van het feit dat ze de rol als beoordelaar opnemen ligt in hun aantoonbare expertise. Toch zijn er enkele valkuilen verbonden aan het idee van ‘expert zijn’. Drie op een rij:

• Als experts specialisten zijn, zijn de beste experts dan ook de besten in hun vakgebied? En betekent dit dat hun eigen niveau van expertise meteen ook de norm stelt voor het niveau dat de indieners moeten halen om een positieve beoordeling te krijgen van deze expert? Indien dat het geval zou zijn, zouden zeer weinig spelers uit het eigen expertisedomein een positieve beoordeling halen en dus kans maken op subsidies. Zo haalt dit type expert het eigen domein leeg.

• Veel beoordelaars hebben de neiging strenger te zijn voor indieners uit hun eigen discipline dan voor anderen, op basis van hun grote kennis. Hoe beter men thuis is in een bepaald expertiseveld, hoe scherper men kan kijken, hoe strenger men kan zijn en hoe meer men durft oordelen. Ook hieruit vloeit voort dat de sterkste experts mogelijk degenen zijn die voor hun eigen domein de deuren dreigen te sluiten.

• Een derde tendens die speelt is die van homofilie, i.e. de neiging – die we allen hebben – om goed te vinden wat lijkt op onszelf. Ook al ben je er van overtuigd dat je oordeel een zuiver, oprecht kwaliteitsoordeel is op basis van kennis en expertise, dan nog zijn je kijk en opvattingen altijd gesitueerd in je eigen praktijk. De homofilie kan op verschillende niveaus spelen, onder andere met betrekking tot types organisaties, artistieke stijlen, generaties enz. Dit mechanisme vormt een belangrijke basis voor de conservatieve reflex die beoordelingscommissies wel eens wordt toegedicht. De uitkomsten van een beoordelingsproces hebben op basis van homofilie de neiging om in zekere mate een reproductie te zijn van het profiel van de beoordelingscommissie zelf. Commissies zijn dan weer doorgaans samengesteld uit (mensen die werken bij) centrale spelers uit het kunstenveld, meer ervaren organisaties met een zekere positie in het veld. Wanneer dat het geval is, is het resultaat dus een zekere reproductie van de verhoudingen in het al bestaande, gevestigde veld.

De autoriteit van experts binnen een commissie en binnen het systeem als geheel gaat voor een goed deel terug op hun professionele track record, hun kennis en expertise in het domein dat ze beoordelen. Of men een goeie beoordelaar is hangt echter ook sterk af van de manier waarop die expertise ingezet wordt in het commissiewerk, van hoe men zich gedraagt. Onderzoek bij peer panels in kwaliteitsbeoordeling binnen wetenschappelijke subsidiesystemen (die erg gelijkaardige mechanismen vertonen als die m.b.t. kunsten) toonde dat een goeie expert-als-beoordelaar vooral ook in staat is om voorbij zijn of haar eigen expertisedomein te kijken.

Motivatie en attitudes in beoordelen

Elke beoordelaar heeft een bepaalde motivatie om de rol van beoordelaar op te nemen. Sommige beoordelaars willen vooral veel leren – over hoe andere spelers in het veld hun organisatie vormgeven, over wat goede en slechte dossiers zijn, over hoe discussiëren over artistieke kwaliteit, over het kunstenbeleid enz. Andere beoordelaars willen vooral beïnvloeden, hun stempel kunnen drukken op het beleid en op de sector. Nog anderen zien het vooral als een verantwoordelijkheid. De beoordeling in het Kunstendecreet is gebouwd op peerreview, dus het is aan de professionals uit het veld om elk op hun beurt die rol op te nemen. Welke ook je motivatie is om als beoordelaar op te treden, je zit hoe dan ook in een machtspositie. Die kan je niet ontlopen en moet je dus met het nodige verantwoordelijkheidsgevoel en de nodige bescheidenheid opnemen.

‘Beoordelen’ kan gebeuren vanuit erg verschillende attitudes of houdingen. Die verschillende attitudes leiden dan weer tot erg verschillende beoordelingen. Verwante woorden illustreren hoezeer de toon kan verschillen: bv. ‘bekritiseren’, ‘evalueren’, ‘waarderen’, ‘naar waarde schatten’. Men kan vooral focussen op het goede en de positieve aspecten stimuleren, of net focussen op het negatieve en ‘afstraffen’.

Om de juiste toon te vinden en de juiste attitude aan te nemen, is het van belang altijd de rol van de beoordelaars in het beoordelingssysteem voor ogen te houden: de beoordelingscommissies formuleren een voorstel van beslissing aan de minister over welke werkingen, projecten of kunstenaars een waardevolle en belangrijke bijdrage leveren aan de kunsten, in het licht van het ruimere landschap. Beoordelaars communiceren dus met de minister, niet met de organisaties of kunstenaars die hun dossier indienen. Adviezen dienen dus niet om kritiek te uiten op of feedback te geven aan indieners. Wel om bij de minister aan te dragen welke organisaties en kunstenaars deel zouden moeten kunnen uitmaken van het kunstenveld van de komende jaren.

Als round-up van bovenstaande inzichten, volgende typering van ‘de goede beoordelaar’ in peer panels en van een wenselijke basishouding voor beoordelaars in de lectuur en evaluatie van dossiers.

PROFIEL VAN DE GOEDE BEOORDELAAR IN EEN BEOORDELINGSCOMMISSIE

• Expertise, ervaring en/of kennis van zaken hebben.
• Goed voorbereid naar vergaderingen komen en bereid en paraat zijn om dossiers te bespreken.
• To the point zijn in vergaderingen. Niet te lang spreken, niet te traag en geen onnodige uitweidingen maken.
• Respect tonen voor andermans expertise en gevoeligheden. Luisterbereid zijn en collegiaal. Evalueren is zich kwetsbaar opstellen. Omgaan met elkaars kwetsbaarheid, doorheen onenigheid, vraagt hoffelijkheid.
• Zich willen laten beïnvloeden.
• Zowel specifieke expertise als een brede blik tentoonspreiden. De capaciteit tonen om voorbij de grenzen van het eigen expertiseveld te spreken, zich te articuleren buiten de specifieke eigen expertise.

NA TE STREVEN BASISHOUDING VAN DE BEOORDELAAR

• Stap met principieel vertrouwen in een dossier. Los van reeds bestaande beelden of vooroordelen.
• Kijk vanuit de premissen van de aanvrager en niet vanuit de eigen opvattingen.
• Leg creatieve verbeelding aan de dag. Probeer zoveel mogelijk te verbeelden wat de plannen, neergeschreven in de dossiers, kunnen betekenen in werkelijkheid.
• Stel je oordeel uit. Probeer eerst te lezen zonder kritisch oordeel, met creatieve verbeelding lezend vanuit de premissen van de aanvrager. En stel pas in tweede instantie (bvb. bij een tweede lezing) kritische vragen.
• Wik en weeg de diverse elementen van het dossier.
• Focus op beoordelen als ‘waarderen’. Schat plannen naar waarde.
• Wees bescheiden. Elke indiener is expert in zijn of haar eigen praktijk en werkt met hart en ziel.
• Wees zelfkritisch: Hoe kijk ik? Welke kennis of ervaring zet ik in bij mijn oordeel? Met welke voor-oordelen kijk ik naar dit dossier? Enz.

1.3. Intermezzo: spanningsveld tussen gelijkberechtiging en maatwerk

De beoordelaars van het Kunstendecreet hebben de opdracht individuele aanvraagdossiers te toetsen aan de beoordelingscriteria. Een fundamenteel principe daarbij – gegeven dat we in een rechtstaat leven – is dat elk dossier een gelijke behandeling moet krijgen, dus op een gelijke manier aan dezelfde set criteria wordt getoetst. Dit is het principe van de gelijkberechtiging. En toch vraagt elk dossier een vorm van maatwerk en dus van geïndividualiseerde behandeling. Dossiers beoordelen betekent dan ook altijd werken binnen het spanningsveld tussen gelijkberechtiging en maatwerk. Door dat spanningsveld lopen twee assen.

Consistent versus contextueel oordelen

Gelijkberechtiging vraagt om het consistent toepassen van de beoordelingscriteria op elk dossier; dat elk van de criteria telkens wordt ingezet en dat ze op een gelijkaardige manier worden ingevuld of geijkt. Anderzijds vraagt elk dossier dat de plannen gelezen en geëvalueerd worden vanuit de eigen uitgangspunten, waardenkader en ambities. De beoordeling moet met andere woorden contextueel gebeuren. Wat bijvoorbeeld een kwaliteitsvolle manier van samenwerken is en met welk soort partners, hangt af van de individuele organisatie die haar plannen indient en van de concrete plannen zelf. Of internationaliseren betekenisvol is voor het traject van een kunstenaar en op welke manier dat het beste gebeurt, moet ook case per case worden bekeken (cf. ‘landelijke en/of internationale uitstraling’). In die zin is een uniforme toepassing van de criteria, met een uniforme invulling van wat – in deze voorbeelden – kwalitatieve samenwerkingen of internationale praktijken zijn, onwenselijk.

Excellentie versus diversiteit

De beoordeling in het Kunstendecreet is een kwaliteitsbeoordeling. Wie de meeste artistieke kwaliteit biedt, moet de grootste kans maken op subsidies. (Dit mag dan een evidentie lijken, een vergelijking met andere Vlaamse cultuurdecreten of buitenlandse regelgeving met betrekking tot de kunsten laat zien dat het dat niet is). Kwaliteit staat voorop en toch is het ook wenselijk dit uitgangspunt niet absoluut te nemen. De reden daarvoor is dat de indieners niet opereren in een vacuüm, maar dat hun praktijk deel uitmaakt van een ruimer kunstenlandschap. Welke rol ze innemen in dat kunstenlandschap, is dus altijd een element om mee te nemen in de beoordeling van aanvraagdossiers. Sleutelwoord in deze is de diversiteit van het landschap. Diversiteit kent verschillende vormen. Het kan gaan om het belang van het stimuleren van de diverse stromingen binnen de artistieke disciplines en om het garanderen van voldoende spelers in de diverse schakels van de waardenketen van de kunsten. Maar diversiteit gaat ook over vernieuwing. Willen we voldoende instroom mogelijk maken, is het nodig om jonge beloftevolle spelers op een andere manier te bekijken dan gevestigde waarden die wel al een volledig professionaliseringstraject hebben kunnen doorlopen, vaak dankzij subsidies. Ook het realiseren van meer diversiteit in termen van etnisch-culturele achtergronden of invloeden vraagt soms om het belang van een “rijkgeschakeerd landschap” voorop te plaatsen en niet de pure excellentie.

Gelijkberechtiging is een grondrecht in een democratische samenleving en moet dus absoluut gerespecteerd worden. Maatwerk is echter ook nodig om diverse spelers een kans te geven om zich te ontwikkelen en om een rijk kunstenlandschap mogelijk te maken. Daarom is het belangrijk te zorgen voor een gelijkwaardige, eerder dan voor een uniforme behandeling.

1.4. Sociale interactie in beoordelingscommissies

Intersubjectiviteit en debat

Bij het herschrijven van het Kunstendecreet is er gekozen om niet te raken aan twee van de belangrijkste fundamenten van het beoordelingssysteem in het Vlaamse kunstenbeleid sinds jaar en dag: de intersubjectiviteit en het debat.

Intersubjectiviteit verwijst naar de optie om meerdere beoordelaars eenzelfde dossier te laten beoordelen en dus te bouwen op een diversiteit aan perspectieven. In de beoordeling van kunst bestaan geen objectieve standaarden waaraan getoetst kan worden. Intersubjectiviteit maakt een legitiem oordeel mogelijk in een context waar objectiviteit geen haalbaar doel is. Elke stem is belangrijk in deze puzzel. Vandaar ook het belang van het voltallig zijn van een commissie bij elke vergadering.

Niet alleen worden meerdere beoordelaars uitgenodigd om hun evaluatie te maken van de aanvraagdossiers, deze beoordelaars gaan bovendien met elkaar in debat om tot een gemeenschappelijk eindoordeel te komen. Hun oordelen staan dus niet naast elkaar, maar ze moeten er samen in slagen om hun diverse perspectieven te verzoenen. Boven hadden we het over de verschillende kunstopvattingen, de verschillende keuzestijlen, de ruime bagage die elk individu meebrengt en de diverse posities die leden van commissies in het kunstenveld opnemen in hun dagelijks leven. Met een commissie van zeven tot maximaal elf mensen samen tot een gedragen oordeel moeten komen is soms erg moeilijk en zorgt voor botsingen. Maar deze uitwisseling tussen diverse individuen vormt de voornaamste basis voor de kwaliteit en legitimiteit van het systeem.

Het debat binnen een commissie brengt de individuele kennis en opvattingen van de leden samen. In dat groepsproces krijgen de beoordelingscriteria hun uiteindelijke invulling, krijgen de visies op de subsidiewaardigheid en prioriteit van aanvragen vorm, en wordt de balans gezocht tussen consistent en contextueel oordelen en tussen excellentie en diversiteit. In de optelsom van de oordelen over individuele dossiers verschijnt het ruimere plaatje van het kunstenlandschap waar de commissie voor staat en vanuit de collectieve visie op het kunstenlandschap krijgen de oordelen over individuele dossiers betekenis.

In de ontmoeting van de verschillende beoordelaars ligt nog een ander belangrijk element dat de kwaliteit van dit systeem bepaalt: de checks-and-balances. Leden van beoordelingscommissies werken niet alleen samen, ze houden elkaar ook in het oog en houden elkaar bij de les. Minder legitieme overwegingen of strategieën van de ene beoordelaar kunnen door de andere gezien en aangewezen worden met het oog op correctie. De voorzitters spelen een belangrijke controlerende rol, maar ook elk commissielid heeft zijn of haar verantwoordelijkheid in dit spel van checks-and-balances.

Debat blijkt ook cruciaal om vertrouwen te creëren. Faire beslissingen ontstaan wanneer een diverse groep experten de ruimte kunnen laten voor twijfel, onzekerheid, het zorgvuldig afwegen van een brede set van parameters en conflicterende ideeën over kwaliteit. Dit vertrouwen moet opgebouwd kunnen worden. Daarom is het zinvol om commissies de tijd te geven een eigen praktijk en common ground te ontwikkelen, i.e. voldoende vergaderingen te hebben als groep.

Mechanismen in beoordelingscommissies met peers

Met de keuze voor de principes van intersubjectiviteit en debat is gekozen voor een systeem dat bouwt op sociale interactie. Sociale interactie tussen mensen wordt altijd mee gestuurd door sociale omgangsregels. Naast de expliciete regels zoals die zijn neergeschreven in het draaiboek van de beoordeling, is er dus ook onvermijdelijk een kader van impliciete omgangsvormen. Michèle Lamont, professor sociologie aan Harvard, deed onderzoek naar typische spelregels en mechanismen die spelen in peer panels. Uit haar boek “How professors Think. Inside the Curious World of Academic Judgement”  uit 2009 (Harvard University Press) ontleen ik volgend overzicht (en ook enkele inzichten die al eerder in deze nota werden verwerkt). De mechanismen die zij beschrijft, komen uit Amerikaanse beoordelingscommissies uit de wetenschap, maar ze zijn erg gelijkaardig aan wat gebeurt in de Vlaamse beoordelingscommissies binnen de kunsten.

BIJ HET BEGIN VAN EEN RONDE: PERFORMING THE SELF

Eigen aan de eerste fase van samen vergaderen, wanneer de leden rond de tafel elkaar nog niet echt kennen, is dat de leden zich gaan positioneren en op verschillende manieren aan elkaar signaleren wat hun expertise en positie is. Dat betekent dat de leden en de commissie als geheel in het begin niet enkel gericht zijn op de dossiers, maar ook op zichzelf. Dossiers die helemaal aan het begin van een vergadertraject worden behandeld, krijgen daardoor mogelijk andere aandacht dan dossiers die op het eind komen.

VOORRANG GEVEN AAN EXPERTISE VERSUS IEDERS RECHT VAN SPREKEN

In hun argumentatie proberen commissieleden aan te geven op basis van welke ervaring of inzichten ze de autoriteit van hun argument bouwen. Ze bouwen aan “ownership“ over een bepaald expertisedomein. Commissieleden hebben de neiging elkaars expertisedomein te respecteren en zich minder fel uit te spreken wanneer iemand anders meer expert is (of lijkt te zijn) in het topic van discussie. Het vooropstellen van expertise is – in een systeem van kwaliteitsbeoordeling door experts/peers – an sich een prima principe, maar heeft een negatieve invloed als het de discussie en dus de intersubjectiviteit doodt. Het is nodig om te onthouden dat alle leden uit de commissie recht van spreken hebben en een zekere expertise hebben.

MACHTSVERHOUDINGEN

Aangezien de beoordelaars als peers uit het professionele kunstenveld komen, spelen de machtsverhoudingen uit het veld onvermijdelijk ook rond de commissietafel. Daarnaast zorgen verschillen in gender, leeftijd en etnisch-culturele afkomst ook mogelijk voor machtsverschillen in het debat. Deze ongelijke verhoudingen zijn niet uit te schakelen, maar moeten zoveel mogelijk gecorrigeerd. Streefdoel is gelijkwaardigheid in (recht van) spreken onder alle leden van een commissie.

AFFINITEITEN EN ALLIANTIES

Doorheen vergaderingen gaan commissieleden soms allianties aan om dossiers positief of negatief geëvalueerd te krijgen. Omdat er altijd toch bepaalde intellectuele, persoonlijke of artistieke affiniteiten bestaan tussen mensen en de interacties plaatsvinden tussen in principe onafhankelijke actoren, zijn allianties gebouwd op affiniteit niet illegitiem. Maar als ze resulteren in een systematische line-up, breekt dit op termijn mogelijk het spel van diversiteit en intersubjectiviteit.

STRATEGISCH EVALUEREN

Strategisch evalueren gaat over het aanpassen van het eigen oordeel, anticiperend op het oordeel van anderen. Commissieleden nemen met andere woorden niet enkel het voorliggende dossier an sich in beschouwing, maar ook de context waarin de evaluatie plaatsvindt, namelijk een competitie om schaarse middelen. Strategisch evalueren kan gaan in twee richtingen. High balloting staat voor het extra positief zijn over een dossier dat je zeker nog een poosje op de tafel wil houden, maar waarvan je verwacht dat anderen het snel zullen afwimpelen. Low balloting staat voor het lager inschalen van een dossier, terwijl je het eigenlijk hoog inschat. Dit laatste wordt als illegitiem beschouwd. Je ontneemt immers onterecht de kansen van dat dossier. High balloting zal maar effect hebben als verschillende andere beoordelaars dit dossier toch ook relatief hoog hadden ingeschat.

TYPISCHE ELEMENTEN AAN HET EINDE VAN DE RONDE

Niet elk dossier vraagt evenveel overleg. Doorgaans is er een stapeltje dossiers waarover de commissieleden het eens zijn dat ze goed en belangrijk zijn en een ander stapeltje waarover zich gauw de consensus vormt dat ze niet goed genoeg of onvoldoende belangrijk zijn. Over de groep dossiers die daartussen ligt, bestaat onenigheid en moet het sterkst worden gedebatteerd. In deze vaak moeilijke discussies duiken de expliciete gesprekken over de invulling en het relatieve belang van criteria het vaakst op, komen argumenten met betrekking tot diversiteit (versus kwaliteit as such) vaker aan bod en gaan commissieleden het vaakst strategisch evalueren.
Het is zinvol met deze vaststelling rekening te houden in de tijdsbesteding van een commissie. De richtlijnen uit het draaiboek met betrekking tot de tijdsbesteding per dossier kunnen gelden als richtinggevend, maar niet als dwingend.

Tot slot: over kwaliteit en vertrouwen in het systeem

De hierboven geschetste (impliciete) spelregels en sociale mechanismen zijn onvermijdelijk en dus niet ‘fout’. Wanneer men ze kan herkennen, kan men ze wel in goede banen leiden. Het vertrouwen dat beoordelaars zelf hebben in het systeem heeft een grote invloed op hoe goed het werkt. Geloof in de legitimiteit van het systeem heeft een effect op individueel gedrag van de leden van de commissies en op hun begrip van wat correct gedrag is in het proces. Vertrouwen in het systeem leidt met andere woorden tot kwaliteit in het systeem. En dat leidt dan weer tot vertrouwen. En tot kwaliteit. Enzovoort. Het is aan alle leden en voorzitters om zich te engageren – voor elkaar, voor het systeem en voor de kunstenaars en organisaties in het kunstenveld – om hun taak met de nodige zorg op te nemen.

1.5. Bronverwijzingen

2. Open oproepen

Inleiding

Een ‘Open oproep’ wordt gebruikt om de eigen kaders, verbeelding en netwerken open te stellen bij het zoeken naar voorstellen of kandidaten. 

• Het daagt je uit om na te denken wat je precies zoekt, om dit helder en open te formuleren en om alle randvoorwaarden vooraf in kaart te brengen. Je krijgt vervolgens niet één, maar meerdere voorstellen en de discussie die daarop volgt helpt om een gewogen keuze te maken.
• Voor indieners is het een kans om zich te laten opmerken voor iets dat men nodig heeft of graag wil doen. Ze hoeven de initiatiefnemers niet te kennen; het is de loopbaan en een onderbouwd voorstel dat overtuigt.

De open oproep in de kunsten is gekend voor subsidies, vacatures, audities, creatieopdrachten of prijzen. De voorbije decennia wordt de open oproep ook gebruikt voor onderzoek- en ontwikkelingsprogramma’s zoals residenties, summerschools, conferenties of experimenten. Werken met open oproepen zit in de lift: het geeft je een open imago en je krijgt een pak mensen en ideeën aangereikt waaruit je kan kiezen. De hoeveelheid inzendingen is ook een graadmeter van je bekendheid en van wat er leeft in het werkveld.

Toch zijn er ook vragen bij een open oproep, die vooral te maken hebben met de relatie tussen initiatiefnemer en indieners: 

• Zo zijn er de vragen bij de doelstellingen van een oproep: sta je echt open voor onverwachte voorstellen, of doe je het voor zelfpromotie, voor de schijn (de favoriete kandidaat is reeds gekend), of om geïnspireerd te worden door de vele voorstellen? Besef dat kandidaten tijd investeren en verwachtingen koesteren. 
• Er zijn vragen bij het inclusief, eerlijk, duurzaam en haalbaar karakter van datgene waarvoor opgeroepen wordt. Heeft men nagedacht over kandidaten met andere vaardigheden en diverse achtergronden? Zijn er vergoedingen voorzien voor de geleverde prestaties? Is er aandacht voor duurzaam en rechtvaardig (of: ethisch correct) werken? Zijn de beloftes haalbaar en worden ze nagekomen? 
• Er zijn vragen bij de manier waarop open oproepen worden uitgeschreven en georganiseerd. Is de oproep open geformuleerd met heldere criteria? Is er nagedacht hoe indieners met andere vaardigheden en diverse achtergronden zich kandidaat kunnen stellen? Wordt de oproep breed bekendgemaakt in begrijpelijke taal? Is er voldoende tijd en expertise voorzien om diverse voorstellen naar waarde te schatten? Is het verloop ervan transparant? Wordt er rekening gehouden met de energie en kosten die kandidaten investeren in de kandidaatstelling, en zijn die in verhouding? Wordt er teruggekoppeld naar alle indieners en wat gedaan met al die positieve energie van voorstellen en kandidaturen die het niet gehaald hebben? 

De open oproep is een mooi gebaar. Uit de eigen kaders en netwerken treden betekent voor alle betrokkenen een boeiend leerproces. Om dit doel te bereiken hebben we een checklist voorzien met aandachtspunten en mogelijke valkuilen, gekoppeld aan tips en voorbeelden.

1.Kiezen voor een open oproep

Kies enkel voor een open oproep als je de oproep echt open kan maken, en alle indieners eerlijke en gelijke kansen krijgen. Een open oproep die enkel bedoeld is om aan je imago te werken, of bedoeld is om een keuze die vooraf vastligt een open en transparant karakter te geven, betekent niet meer dan uitbuiting van alle indieners. Een open oproep sluit niet uit dat je kandidaten die je geschikt acht wijst op die oproep en aanmoedigt om deel te nemen, mits de procedure objectief is, en elke indiener gelijke kansen krijgt. Een oproep open, transparant, inclusief en eerlijk uitwerken vraagt aandacht en tijd. Heb je die tijd voorzien? Het is aangewezen om de opvolging van het proces door één persoon te laten coördineren.

Je kan ook kiezen voor een gesloten oproep, of iemand rechtstreeks kiezen als daar goede redenen voor zijn, hoewel daar kritiek op kan komen: rekruteren uit de eigen cirkel en geen kansen voor kandidaten die daar niet toe behoren. Bij een gesloten oproep kan je ook buiten je eigen kaders en netwerken treden door te werken met een stuurgroep die divers is samengesteld, en die kandidaten kan voorstellen.

2. Een oproep voor een faire, duurzame, inclusieve en haalbare samenwerking

Het is cruciaal om je als initiatiefnemer te bezinnen over datgene waartoe je oproept, alvorens je de oproep uitschrijft en de procedure uittekent. Is de activiteit waarvoor je kandidaten zoekt eerlijk, duurzaam, inclusief en haalbaar is?

2.1. Is de activiteit waarvoor je oproept fair? 

Dit houdt onder andere in:

• voldoende financiering Heb je voldoende budget om correcte lonen en andere kosten te betalen? Soms is het een voorwaarde om eigen middelen in te brengen of partners te zoeken, in de vorm van een minimum percentage van het budget. Check of die voorwaarden haalbaar zijn, en of er daardoor potentiële kandidaten worden uitgesloten.
• correcte vergoeding Een oproep voor professionals die een activiteit uitvoeren (een rol in een theaterstuk of een tentoonstelling maken) horen daarvoor correct verloond te worden. Volg de correcte minimale vergoedingen op juist is juist. Als je oproept voor vrijwilligers, voorzie dan een vrijwilligersvergoeding en een verzekering.
• Betaalbare fee Wanneer er opgeroepen wordt voor een betalende activiteit (een workshop, residentie, summerschool), zorg ervoor dat die prijs billijk is en overeenstemt met de kosten, en zorg ervoor dat het bedrag haalbaar is voor de kandidaten die je voor ogen hebt. Voorzie eventueel enkele beurzen voor kandidaten die kunnen aantonen dat ze te weinig middelen hebben.
• wettelijke arbeidsomstandigheden Naast correcte verloning is de initiatiefnemer verplicht om alle arbeidsvoorwaarden te vervullen zoals een schriftelijke overeenkomst, een intern reglement, integriteit garanderen enz. 
• transparante samenwerking Voorzie na de selectie een transparante samenwerking: overloop alle fasen met de gekozen kandidaat(en)/voorstel, en koppel regelmatig terug met elkaar, en leg die momenten vast.

2.2. Is de activiteit waarvoor je oproept ecologisch duurzaam?

Zijn de activiteiten waartoe je oproept duurzaam op het gebied van verplaatsingen, infrastructuur, materiaal, voedsel?

• Is er tijd en financiële ruimte voor (internationale) verplaatsingen met trein of car sharing?
• Zijn ruimtes en materiaal ecologisch verantwoord in termen van energie en recycleerbaarheid?
• Kies je voor voedsel dat niet belastend is voor het milieu, is daar kennis over en budget voor?

2.3. Is de activiteit waarvoor je oproept inclusief?

Ga na of de activiteiten waartoe je oproept ook haalbaar zijn voor kandidaten met andere vaardigheden of genderindetiteit, met verschillende culturele achtergronden en sociale klasse, of met specifieke gezinssituaties? Welke maatregelen kan je nemen om de activiteit ook voor hen toegankelijk te maken? Of is het nodig om de activiteit te herzien zodat ze wél toegankelijk is? Misschien zijn bepaalde activiteiten niet geschikt voor bepaalde kandidaten ondanks oprechte pogingen, maak dit vervolgens helder in de oproep zelf (zie verder).

• Zijn alle ruimtes toegankelijk voor diverse vormen van mobiliteit, en zijn er verschillende vormen van vervoer mogelijk? 
• Is de activiteit toegankelijk voor blinden en slechtziende, doven en slechthorenden? Voor kandidaten die neurodivers zijn? 

Voorzie je mogelijkheden voor begeleiding als daar vraag naar is, en meer algemeen voor een extra budget voor inclusie? Bereken hoeveel je nodig hebt, zo kan je het ook in de oproeptekst verwerken.

• Is de activiteit open voor iedereen ongeacht leeftijd, culturele achtergrond en genderidentiteit, in lijn met de anti-discriminatie wetgeving? Zal iedereen zich welkom en veilig voelen?
• Kunnen kandidaten die ook zorgtaken hebben zoals kinderen of ouders zich kandidaat stellen? Is er een vorm van flexibiliteit, en kunnen onvoorziene noden besproken worden?
• Is er opleiding voor de geselecteerde kandidaat of voorstel, proportioneel met wat het diverse bodymind vraagt. Voorzie daarvoor middelen in het projectbudget.
• Wat betreft mensen met een handicap is er vaak sprake van nood aan meer tijd en ruimte (om te leren). Het lichaam van iemand met een handicap functioneert vaak als levende grens van een productiviteitslogica die voor iedereen in de sector onhoudbaar is.

2.4. Is de activiteit waarvoor je oproept haalbaar?

Een open oproep houdt ook beloftes in: ruimtes, begeleiding, inspraak, verloning, budget enz. Check of alles wat beloofd wordt ook aanwezig zal zijn en haalbaar is. Het komt voor dat wat aangeboden wordt rooskleuriger wordt voorgesteld dan in werkelijkheid. Geselecteerde kandidaten voelen zich dan bedrogen. 

3. De oproep uitschrijven

3.1. Wat: de projectomschrijving

In de omschrijving formuleer je wat je zoekt, en je verbindt dit met je ambities en verwachtingen. Ambities en verwachtingen zijn onlosmakelijk verbonden met je visie. Ze vormen de ultieme toetssteen voor de beoordeling.

Wat je zoekt is meer dan een technische omschrijving. Door er je ambities en verwachtingen aan te verbinden geef je aan waar je naartoe wil, en biedt je potentiële kandidaten de kans om zich al dan niet in te leven in de ambities en de maatschappelijke visie van de initiatiefnemer.

Formuleer de oproep open, zodat diverse kandidaten er hun eigen visie, kennis en verbeelding in kwijt kunnen. 

Initiatiefnemers hebben steeds impliciete voorkeuren of gewoontes die in de formulering van de oproep sluipen, waardoor er een risico bestaat dat je enkel kandidaten aantrekt die beantwoorden aan je eigen idee of verbeelding, en die een hinderpaal kunnen vormen om nieuwe mensen en voorstellen aan te trekken. Word je bewust van die aannames, en formuleer op zo’n manier dat verschillende invullingen door kandidaten mogelijk zijn. Treedt inhoudelijk uit je bubbel.

Omschrijf helder waarnaar je op zoek bent, zodat kandidaten kunnen nagaan of het iets voor hen is of niet. Het geeft de beoordelaars ook houvast. 

Een oproep is soms vaag -wat iets anders is dan open- omdat die onvoldoende doorgedacht werd, of omdat de initiatiefnemer er nog niet helemaal uit is. De keuzes die nog niet gemaakt werden, worden verplaatst naar de selectie: op basis van wat ingediend wordt, worden keuzes gemaakt. 

• Kandidaten voelen zich dan een speelbal van voorstellen en ideeën zonder te weten of hun kandidatuur echt beantwoordt aan de oproep. 
• Voor juryleden is er weinig houvast waardoor de kans vergroot op persoonlijke voorkeuren.

3.2. Voor wie? 

Omschrijf gedetailleerd wat je van kandidaten verwacht, zodat ze kunnen nagaan of ze in aanmerking komen.

Schrijf de criteria uit waaraan kandidaten moeten beantwoorden. Criteria omtrent:

• Kennis en ervaring: zowel opleiding als de opgedane ervaring tijdens loopbaan
• Profiel: persoonlijkheidskenmerken
• Voorwaarden: bijvoorbeeld beschikbaar zijn, flexibel zijn met werkuren, financiële bijdrage, …

Formuleer deze criteria helder, zodat potentiële kandidaten ze bij zichzelf kunnen aftoetsen, en zodat de initiatiefnemer kan controleren of een kandidatuur ontvankelijk is of niet.

Een oproep mag niet discrimineren naar gender, seksuele identiteit, leeftijd, culturele achtergrond en vaardigheden. 

Er wordt in de samenleving opgeroepen om werk te maken van maatregelen om een evenredige participatie te garanderen. Initiatiefnemers van een open oproep kunnen zich best bevragen of alle potentiële kandidaten die in principe aan de criteria voldoen erop in kunnen gaan? Zijn er impliciete uitsluitingsmechanismen in de formulering naar leeftijd, gender, sociale klasse, culturele referentiekaders of andere fysieke of mentale vaardigheden? Doe de test, en laat de oproep lezen door ervaringsdeskundigen.

Een oproep kan en mag positieve acties bevatten.

Om ervoor te zorgen dat sommige groepen die dikwijls uitgesloten worden toch participeren kunnen positieve acties een nuttig instrument zijn. De Antidiscriminatiewet van 2007 maakt positieve acties mogelijk en het Koninklijk Besluit van 2018 regelt positieve acties. Voorwaarde is wel dat een achterstelling van een groep duidelijk is.

3.3. Omschrijf wat je precies aanbiedt.

Omschrijf gedetailleerd wat je aanbiedt: materiaal, loon, context, collega’s, ondersteuning, begeleiding, budget enz. Zorg ervoor dat je dit kan waarmaken. 

3.4. Selectiecriteria en selectieprocedure

Maak de criteria duidelijk die gebruikt worden voor de selectie.

Criteria bestaan meestal uit:

• De vereiste criteria en voorwaarden ‘voor wie?’ Op basis hiervan wordt de ontvankelijkheid van een kandidatuur bepaald.
• De ambities en verwachtingen. Die kan je best opsplitsen zodat kandidaten erop kunnen antwoorden, en als referentie voor de beoordeling. Voor de beoordeling kan je per verwachting en ambitie een waarderingsgraad bepalen : sommige criteria wegen meer door dan andere.
• Bijkomende criteria.

Zorg ervoor dat deze beoordelingscriteria in de oproep staan.

Teken een procedure uit die kandidaten alle kansen geeft om hun kwaliteiten te tonen, en zodat die eerlijk en gelijkwaardig beoordeeld worden.

Een procedure kan bestaan uit verschillende methoden. Teken die vooraf uit. Zorg ervoor dat de inspanningen en tijd dat je van kandidaten vraagt niet meer is dan nodig voor de selectie, dat kandidaten alle kansen krijgen om hun kwaliteiten mee te delen, dat beoordelaars voldoende tijd krijgen om de inzendingen te analyseren en zorg ervoor dat alle kandidaten gelijke kansen krijgen in de waardering van hun voorstellen. 

Samenstellen van een diverse jury

Diversiteit op basis van de intersecties zoals leeftijd, gender, sexuele identiteit, sociaal-economische positie, culturele achtergrond, maar ook diversiteit in de expertise in relatie met het project. Die diversiteit is belangrijk zodat het project in al zijn aspecten en mogelijkheden wordt ingeschat, en zodat alle kwaliteiten van indieners ontdekt en naar waarde geschat worden. Diversiteit van de jury is ook een signaal voor de indieners: hoe diverser, hoe meer potentiële indieners zich welkom zullen voelen. Indieners zullen ook nagaan of hun voorstel kans maakt met een mix aan profielen van de jury. Jureren is veel werk, en je vraagt verantwoordelijkheid. Denk na of de jury moet vergoed worden? Of doen ze het op vrijwillige basis of in het kader van een betaalde job.

Beschrijf de selectieprocedure zo transparant als mogelijk in de oproep.

Vermeld wie en hoe zal beoordelen: de namen, de fasering en de timing (deadlines). Een procedure die voordien werd uitgetekend en in de oproep summier wordt toegelicht is cruciaal voor het vertrouwen tussen kandidaat en initiatiefnemer, voor een eerlijke weging van de verschillende voorstellen en ook voor de nazorg en feedback. Als de procedure en de beoordelaars niet toegelicht worden in de oproep, wordt dit als oneerlijk beschouwd omdat er kans is voor manipulatie: procedure en beoordelaars worden bepaald op basis van de kandidaturen.

3.5. Gebruik direct, eenvoudig en inclusief taalgebruik.

Zorg ervoor dat de oproep aanspreekt voor potentiële kandidaten, door iedereen begrepen wordt en niemand kwetst of uitsluit door woord- en taalgebruik. Richt de oproep aan potentiële kandidaten en schrijf vanuit hun perspectief. Gebruik eenvoudige zinnen en vermijd jargon. Denk aan bijvoorbeeld potentiële kandidaten met Dyslexie of Nederlands als tweede taal hebben. Inclusieve communicatie is een samenspel van beeld, woord en symboliek. Let daarom altijd op beelden die je (onbewust) oproept en zorg dat je diversiteit als criterium hanteert in de afbeeldingen en illustraties die je plaatst.

• Vraag welke voornaamwoorden iemand gebruikt.
• Wees je bewust van stereotype associaties van woorden en uitdrukkingen.
• Let op de variaties op gender en seksuele oriëntatie.
• Vermijd woorden en uitdrukkingen die hiërarchisch of normatief zijn.

3.6. Hoe indienen

Zorg ervoor dat kandidaten de kans krijgen om aan te geven dat ze aan de criteria beantwoorden en hun kwaliteiten kunnen tonen, maar op een manier dat het hen niet meer tijd kost dan nodig. Soms is een open vorm een optie, zoals bijvoorbeeld de motivatiebrief waarin je uitlegt waarom je een geschikt kandidaat bent, soms wordt gekozen voor een reeks vragen waarop kandidaten antwoorden met een beperkt aantal tekens. Geef kandidaten met verschillende vaardigheden de kans om zich uit te drukken in de taal die hen het best ligt: geschreven, een audioopname of een video. In het geval van vragen met beperkt aantal tekens houdt het equivalent een beperkt aantal minuten in. Stel je de vraag of er een vergoeding nodig is voor een bijkomende opdracht in de selectieprocedure. Indien kandidaten iets moeten creëren om zich kandidaat te stellen, zorg er dan voor dat hun intellectuele rechten gegarandeerd worden.

Het indienen kan beschouwd worden als een vertrouwelijke relatie tussen indiener en initiatiefnemer waarmee de indiener beschermd wordt en een veilige ruimte krijgt (indieners worden van elkaar gescheiden). Men kan ook kiezen voor een procedure waarbij indieners hun kandidatuur (semi) publiek maken, in een collectieve sfeer van elkaar inspireren en leren van elkaar, waarbij de bescherming en veiligheid gebeurt door het vormen van een gemeenschap van indieners met een aantal beschermende spelregels tussen indieners.

4. Verspreiden, kiezen, nazorg

4.1. verspreiden

Het open karakter van de oproep bereik je niet alleen in de projectomschrijving en de procedure maar ook in de verspreiding. Bereikt de oproep potentiële kandidaten die niet in je netwerk zitten, die systemisch uitgesloten zijn of die vanuit andere ivalshoeken in aanmerking komen én  verrassen? Maak een plan (inclusief communicatieplan) wie je wil bereiken, en via welke kanalen, platforms en verbindingslfiguren. Als kandidaten indienen, zorg ervoor dat ze een bevestigingsmail krijgen en -op basis van de vastgelegde timing- een antwoord zullen krijgen.

4.2. kiezen

De selectiecriteria vormen de sokkel van het selecteren. Het zou kunnen dat bepaalde criteria meer gewicht hebben. Bij een mondeling gesprek is het cruciaal dat alle kandidaten dezelfde vragen krijgen. Voor een indiener is kandideren steeds een kwetsbaar proces: ze doen een persoonlijk voorstel, ze kennen de jury niet altijd en ze gaan in competitie met andere kandidaten die ze meestal ook niet kennen. Dat veroorzaakt stress die niet iedereen onder controle heeft. Zorg voor een veilige omgeving, en heb oog voor kandidaten die stressgevoelig zijn.

De beoordeling kan schriftelijk gebeuren op basis van scores van beoordelaars, maar een intersubjectief gesprek over de de waardering van kandidaten/voorstellen door verschillende juryleden is aan te raden, omdat de argumenten op basis waarvan juryleden waarderen expliciet worden gemaakt, én voorwerp vormen van een gesprek. Met een gesprek komt elke beoordelaar uit zijn of haar persoonlijk referentiekader. Een groep die divers is samengesteld (zie xx), kan elkaar corrigeren (checks & balances).

Behoudt in alle stappen van de procedure – van eerste selectie tot de keuze – dezelfde verwachtingen bij iedereen. Voorzie dezelfde (werk)standaarden en een gelijkwaardige behandeling van alle kandidaten. Als initiatiefnemer heb je bij het uitschrijven de check gedaan van kandidaten met diverse achtergronden en vaardigheden (zie xx). Zijn er aanpassingen nodig om dezelfde kwaliteit te bereiken (bijvoorbeeld een kandidaat danser heeft een niet-westers opleiding genoten, of een kandidaat heeft een mantelzorgtaak op vrijdagnamiddag), ga dan constructief in gesprek met de persoon zelf en luister naar hun noden in hun eigen woorden. Vaak hebben ze door hun eigen ervaringen al een idee over welke aanpassingen er nodig zijn en welke niet. Daarom is het zo belangrijk om in de oproep aan te geven wat er kan en wat niet, zodat een kandidaat aanpassingen kan voorstellen.

Breng kandidaten die in een eerste selectie uit de boot vallen zo snel mogelijk op de hoogte. Meestal gebeurt die eerste selectie zonder gedetailleerde motivatie, maar besef dat elke feedback voor kandidaten belangrijk is. Kandideren is altijd leren: leren jezelf voorstellen, en een projectomschrijving persoonlijk leren invullen. Als schriftelijke feedback niet kan, is de gelegenheid om feedback te krijgen via de telefoon steeds een plus.

Maak uitvoerig verslag van de beraadslaging. Je kan er intern op terugvallen in de volgende fasen, bij een tweede ronde of als er over een beslissing nog een nachtje moet geslapen worden. Dat verslag is ook cruciaal om keuzes schriftelijk te motiveren naar kandidaten en naar bestuur/directie/gemeenteraad die een voorstel moeten bekrachtigen. Een verslag is nuttig om feedback te geven aan kandidaten.

4.3. Nazorg

Een open oproep brengt een kapitaal aan mensen en ideeën bijeen. Je kan je afvragen wat er daarmee gebeurt na de selectie? Voor kandidaten is een deelname belangrijk – ook al werd hun kandidatuur niet weerhouden – omdat ze zichzelf en een voorstel hebben leren formuleren, en ze kregen er feedback op. Een kwaliteitsvolle feedback vormt een belangrijke ‘return’ aan kandidaten die het beste van zichzelf geven en veel tijd in hun kandidatuur hebben geïnvesteerd. De kandidatuur of voorstel is bruikbaar voor andere oproepen of uitnodigingen.

Initiatiefnemers houden waardevolle kandidaten en voorstellen in een reserve, en soms nemen initiatiefnemers contact met degene die een gelijkaardige oproep hebben gelanceerd op zoek naar mogelijk interessante kandidaten en voorstellen. Initiatiefnemers kunnen ook besluiten om het kandideren zelf op een open manier te doen, zodat de inzendingen voor iedereen zichtbaar zijn, en er iets mee kunnen doen. Voor sommige kandidaten kan zo’n open indiening te kwetsbaar zijn; ze houden aan een vertrouwelijke band met de initiatiefnemer.

Referenties

Bekijk een overzicht van relevante literatuur via onze Zotero bibliotheek.