Samen aan een dossier schrijven? Lees onze tips & tricks om zelf een schrijftafel te organiseren

Het grote aantal inschrijvingen per editie toont een duidelijke nood aan dit soort initiatieven. Het schrijven van een dossieraanvraag is vaak moeilijk, tijdrovend en voor sommigen ook onbetaald werk. Het gevoel hebben dat je er niet alleen voor staat en dat je elkaar vragen kan stellen, betekent tijdens zo’n proces vaak een grote steun.

Daarom moedigt Kunstenpunt regio’s of organisaties aan om ook zelf schrijftafels te organiseren. Voor wie zelf een schrijftafel wil organiseren delen we hieronder graag enkele tips & tricks.  

Een schrijftafel organiseren

VOORBEREIDING

• Het is belangrijk dat deelnemers goed voorbereid naar een schrijftafel komen, zodat ze zo optimaal mogelijk ondersteund kunnen worden. Deelnemers kunnen zich voorbereiden door vooraf informatie over het Kunstendecreet door te nemen:
  
  • info over beurzen 
  • info over projectsubsidies  
  • de infobundel van Kunstenpunt 

• Wie een projectsubsidie wil aanvragen neemt het best ook de infobundel over correct begroten van Cultuurloket door.

• Stuur daarnaast ook de website Juist is Juist door met informatie over fair practices, tools en checklists over verloning, modelcontracten of het werken met een toelagetrekker.

• Moedig deelnemers aan om hun dossier in KIOSK op te starten vóór ze naar de schrijftafel komen. Wie geen Belgische identiteit of een BIS-nummer heeft, zal een login moeten opvragen. Dit kan tot 10 werkdagen duren.

TIMING

De inhoud en meest effectieve organisatie van een schrijftafel hangt af van wanneer ze plaatsvindt. 

> De schrijftafel vindt plaats enkele maanden vóór de indiendatum 

De focus zal vooral liggen op het opstarten van de aanvraag en het concreet maken van de plannen voor de beurs of het project: 

• Liggen alle partnerschappen, plannen of begeleiding al concreet vast en zijn hier contracten of intentieverklaring voor? 
• Welke (verplichte) documenten moeten zeker ingevuld worden? 
• Zijn alle vragen in KIOSK, het werk- of projectplan helder? 
• Vele aanvragers van projectsubsidies wachten met het opmaken van de begroting en de cijferbijlage tot het einde. Moedig hen aan om hiermee al vroeg te starten. 

> De schrijftafel vindt plaats enkele weken vóór de indiendatum

De focus zal vooral liggen op het afronden van het dossier en het nakijken van de laatste details: 

• Zijn de vormvereisten in orde, komen alle vereiste criteria duidelijk aanbod in de aanvraag? 
• Is alles helder, concreet en inhoudelijk genoeg uitgeschreven? 
• Zijn bij projectsubsidies de cijfers in de cijferbijlage juist ingevuld? Tip: je kan een eigen begroting toevoegen in het tabblad ‘optionele toelichting’ in de cijferbijlage. 

PRAKTISCH

• Voor een schrijftafel trek je best een paar uren uit op een plek die ruim genoeg is. Ideaal gezien zijn er twee zalen: één waar deelnemers rustig aan hun dossier kunnen schrijven en een andere waar ze met elkaar in gesprek kunnen gaan. Zorg voor een rustige locatie met goede WiFi en voldoende tafels en stoelen. 

• Let er op dat de plek toegankelijk is voor mensen met een beperking. Kunstenpunt maakte een checklist op om toegankelijke evenementen te organiseren en heeft een access rider, een document dat naar deelnemers gestuurd kan worden om te vragen naar hun noden voor toegankelijkheid. Deze documenten worden intern gebruikt en zijn een work-in-progress, maar delen we ook graag indien nodig. Bij interesse kan je de documenten opvragen via advies@kunsten.be. 

• Denk na hoe de ondersteuning tijdens een schrijftafel zal verlopen. Kunnen deelnemers ter plaatse experts aanspreken met vragen of zal je werken met tijdsblokken waarop deelnemers zich kunnen inschrijven? Ligt de focus van de schrijftafel enkel op advies of wil je ook ruimte geven om samen (in rust) aan het dossier te schrijven? 

• Het is fijn als je deelnemers koffie, thee en water kan aanbieden. 

COMMUNICATIE

• Start op tijd met de communicatie van de schrijftafels zodat deelnemers voldoende tijd hebben om hun dossier op te starten en zich voor te bereiden. 

• Leg concreet uit hoe de schrijftafel zal verlopen en welke ondersteuning er aanwezig zal zijn. Wees transparant in wat je kan aanbieden en wat niet mogelijk is. Geef daarbij ook aan wat je verwacht van de deelnemers. 

• Verspreid de communicatie van de schrijftafel niet alleen in je eigen netwerk, maar stuur ze ook door ook naar andere organisaties die met kunstenaars werken maar zelf geen tijd of ruimte hebben om hen te ondersteunen bij dossieraanvragen. Zo kunnen ze hun contacten doorverwijzen of op de hoogte stellen van het initiatief. 

MEERSTEMMIGHEID 

• Een dossieraanvraag voor beurzen en projectsubsidies moet aan bepaalde vormvereisten en voorwaarden voldoen, maar verder is zo’n dossier schrijven geen exacte wetenschap waarbij iets juist of fout is. Veel hangt af van hoe het dossier gelezen en begrepen wordt door de beoordelingscommissie. We moedigen daarom aan om een diverse groep experten uit te nodigen bij een schrijftafel:
  • personen die ervaring hebben met het zetelen in beoordelingscommissies
  • kunstenaars en kunstwerkers die veel goedgekeurde, maar ook afgekeurde aanvragen hebben ingediend
  • consulenten en medewerkers van steunpunten die ervaring hebben bij het ondersteunen van subsidiedossiers

• Zorg voor een mix van personen uit verschillende (sub)disciplines die werken voor verschillende doelgroepen en verschillende expertises hebben in de praktische, inhoudelijke of zakelijke aspecten van subsidieaanvragen.

• Het omzetten van een (artistiek) idee voor een onderzoek of project naar een dossieraanvraag dat binnen de kaders van het Kunstendecreet past is voor velen geen makkelijke oefening. Past het onderzoek beter binnen een beurs of een projectsubsidie met de functie ontwikkeling? Welke functie van een projectsubsidie leunt het dichtste aan bij de artistieke plannen van het project? En aan welke criteria moet er zeker voldoen worden? Nodig experts uit die zowel de taal van de kunstenaars als het kunstendecreet begrijpen en die kunnen ondersteunen bij het juist kaderen en invullen van beurzen of specifieke functies van projectsubsidies. 

NODEN VAN KUNSTENAARS 

• Zowel Kunstenpunt als de administratie van het Departement Cultuur raden sterk aan om je dossier te laten nalezen voordat het wordt ingediend. Waarom Kunstenpunt dat niet kan doen, lees je hier. 

• Een dossier dat niet helder geschreven is of duidelijk leesbaar is, kan niet met kwaliteit beoordeeld worden. Bied deelnemers daarom de mogelijkheid aan om hun zo goed als afgewerkt dossier te laten nalezen tijdens een schrijftafel. Leg hierbij niet enkel de focus op het inhoudelijke, maar zorg ook voor een zakelijk expert die vertrouwd is met de cijferbijlage die je als begroting moet invullen voor een projectsubsidie. 

• Er zijn ook vele anderstalige kunstenaars voor wie het een uitdaging is om een dossier in het Nederlands op te stellen. Het kan een meerwaarde zijn om vertalers in te schakelen tijdens een schrijftafel die kunstenaars hierbij kunnen ondersteunen.