Open oproep: Organisatie gezocht sociaal-artistiek project

Kom naar het toelichtingsmoment op 16/10/2023. Stel je kandidaat tegen 30/11/2023.

Wat?

De partnerorganisatie dient over de nodige draagkracht te beschikken om het project zelfstandig te realiseren. Dit met veel aandacht voor de begeleiding van de doelgroep doorheen het project.

Het project dient sterk geënt te zijn op Ieper. Het wordt minstens gerealiseerd op Iepers grondgebied. Stad Ieper stelt (kosteloos) een locatie ter beschikking. Ook de bredere bevolking dient bereikt te worden door beleving (vb tentoonstelling, optreden,…) of herbeleving (vb audio/video-opname, publicatie,…).

Duurzaamheid is een belangrijk aandachtpunt. En dit op drie aspecten: ecologie, een blijvend resultaat en herhaalbaarheid.

De gunningscriteria verduidelijken waar stad Ieper belang aan hecht.

Wie kan deelnemen?

Elke organisatie en elk collectief kan zich aanmelden voor de open call (alle rechtsvormen). De winnende kandidaat waarmee stad Ieper een overeenkomst sluit is verantwoordelijk voor het volledige project. Dit geldt ook voor kandidaten die voor bepaalde onderdelen samenwerken met derden.

Budget en ondersteuning?

Voor het geselecteerde project stelt stad Ieper maximaal 27.000 euro (incl. btw) ter beschikking van de organisatie. Dit budget is inclusief alle kosten waaronder:

• Alle personeelskosten;
• De aankoop van het benodigde materieel en materiaal;
• Reistijd, reis- en verblijfkosten en administratiekosten.

Stad Ieper betaalt als volgt:

• 15% na sluiten van de overeenkomst met eventueel bijgewerkte projectvoorstel;
• 70% tijdens de loop van het project a.h.v. maandelijkse vorderingsstaten;
• 15% na afloop van het project.

Daarnaast stelt stad Ieper een locatie beschikbaar voor uitwerking en presentatie.

Ten slotte biedt stad Ieper steun voor de toeleiding van deelnemers, o.a. via ruime oproep, via het lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie, via ambassadeurs,…

Hoe deelnemen?

Stad Ieper biedt op 16 oktober 2023 om 10:00 uur in Satelliet.K (Rijselstraat 38 in Ieper) een vrijblijvend infomoment aan waar potentiële kandidaten vragen kunnen stellen en meer info kunnen krijgen.

Tot en met donderdag 30 november 2023 kunnen projectvoorstellen worden gestuurd naar cultuurbeleid@ieper.be. Deelname is gratis.

Een inzending bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Naam organisatie/collectief en contactgegevens (adres, GSM, e-mail, website)
2. Referenties (ervaring/realisaties) van de organisatie, waarvan minstens één vergelijkbaar sociaal-artistiek project.
3. Beknopte CV van de voornaamste medewerkers die het project zullen realiseren, met bijzondere aandacht voor de artistieke en sociale onderdelen van het project.
4. Beschrijving van het projectvoorstel, zowel artistiek als sociaal, rekening houdend met de informatie die nodig is om de gunningscriteria (zie infra) te kunnen beoordelen.  
5. Een realistische planning: de realisatie van het project dient bij voorkeur te starten op 01/01/2024. De looptijd is tussen 6 en 12 maanden.
6. Kostprijs met realistische raming.

Alle inzendingen ontvangen een bevestigingsmail van ontvangst. Projectvoorstellen die te laat binnenkomen, niet aan de eisen voldoen of niet alle onderdelen bevatten, worden niet in behandeling genomen.

Door hun kandidatuur in te dienen verklaren deelnemers zich akkoord met alle bepalingen van deze oproep.

Beoordeling: procedure

Alle kandidaten met projectvoorstellen die aan de minimale selectievoorwaarden voldoen worden uitgenodigd om hun projectvoorstel toe te lichten aan de jury.

Vervolgens zal de jury de projectvoorstellen beoordelen. De beraadslagingen van de jury zijn geheim. Er wordt niet gecommuniceerd over de rangschikking van de projectvoorstellen.

Stad Ieper kan, maar is niet verplicht om te onderhandelen. Er kunnen onderhandelingen opgestart worden met één of meerdere kandidaten die de beste beoordeling kregen. Tijdens de onderhandelingen kan stad Ieper de kandidaten vragen bepaalde onderdelen van hun offerte nader uit te werken, te onderbouwen te verfijnen, te optimaliseren, te wijzigen en/of inzicht te geven in de prijsopbouw.

Het college van burgemeester en schepenen van de stad Ieper beslist over de toekenning van de opdracht. Alle kandidaten worden na afloop van de procedure op de hoogte gebracht van de beslissing, de punten van hun eigen projectvoorstel en de bijhorende motivatie van de jury.

Beoordeling: minimale selectievoorwaarden en gunningscriteria

De kandidaten voldoen aan volgende minimale selectievoorwaarden:

• De kandidaat heeft minstens één vergelijkbaar sociaal-artistiek project gerealiseerd in de laatste 5 jaar vanaf de in deze procedure vastgestelde uiterste datum van indiening van projectvoorstellen.
• Alle bepalingen van deze oproep worden gerespecteerd (maximum prijs en alles inclusief, periode van realisatie,…)
• Het project moet gerealiseerd worden op Iepers grondgebied

Gunningscriteria: 

 
Gunningscriterium 1: Totale kostprijs (10/100 ptn).

De kandidaat met het projectvoorstel met het laagste bedrag bekomt de maximale score van 20 punten.
De andere kandidaat krijgt een aantal punten conform de hiernavolgende formule

P1 = 20 x (X / Y) , X bedrag van de laagste kandidaat en Y het bedrag van de betrokken kandidaat.

Gunningscriterium 2: Basisconcept en vooropgestelde resultaten (30/100 ptn).

• De mate waarin het basisconcept (artistiek en sociaal) aansluit bij de vooropgestelde doelgroep;
• De originaliteit van het basisconcept;
• Het aantal personen uit de doelgroep die actief betrokken kunnen worden bij het project.

Gunningscriterium 3: Maatwerk voor de doelgroep (20/100 ptn).

• Hoe de doelgroep bereikt en gestimuleerd wordt om deel te nemen;
• Hoe de doelgroep begeleid wordt;
• Aantal contacturen met de doelgroep;
• Relevante ervaring van de organisatie op dit vlak.

Gunningscriterium 4: Maatwerk voor stad Ieper (10/100 ptn).

• Hoe de Ieperse bevolking in aanraking komt met het project en de deelnemers (tentoonstelling, optreden,…);
• Hoe relevante organisaties die werkzaam zijn in Ieper betrokken worden bij het project (stedelijke diensten, welzijnsorganisaties, verenigingen,…).

Gunningscriterium 5: Draagkracht van de organisatie m.b.t. het project (20/100 ptn).

Stad Ieper wenst louter te faciliteren op vlak van infrastructuur, toeleiding en het verspreiden van communicatie via de stedelijke communicatiekanalen. Daarom wordt bijzondere aandacht besteed aan de omkadering die door de organisatie voorzien wordt:

• De wijze waarop het project georganiseerd wordt;
• De waarborgen die ingebouwd worden om voldoende personeelscapaciteit (incl. de vereiste competenties) vrij te maken voor het project;
• De wijze waarop ondersteuning (administratief, personeel, communicatie, IT, …) voor het project voorzien wordt.

Gunningscriterium 6:  Duurzaamheid en herhaalbaarheid (10/100 ptn).

• In welke mate is er aandacht voor duurzaamheid in termen van ecologie;
• In welke mate is er een blijvend resultaat na afloop van het project;
• In welke mate kan stad Ieper het concept herhalen in de toekomst (vb draaiboek beschikbaar, manieren om het proces te capteren, leerpunten, succesfactoren,…).