Checklist bij het uitschrijven van een subsidiedossier

Het is belangrijk om in te schatten of je al klaar bent om subsidies binnen het Kunstendecreet aan te vragen. De reflectie die je hierbij zal maken is niet enkel nuttig om een mogelijk subsidiedossier te starten, maar ook om jezelf als kunstenaar of de organisatie te positioneren binnen het werkveld en je carrière. 

Stel je daarbij de volgende vragen:

• Heb je als kunstenaar of organisatie al de nodige ervaring binnen de professionele kunstensector opgebouwd? Wat kan je op je artistieke cv of historiek zetten? 
• Heb je al een eigen netwerk? Ook een goede kennis van het bredere kunstenveld is belangrijk om buiten je eigen netwerken mogelijke interessante partners, begeleiders of samenwerkingen te vinden. Je eigen netwerk is immers niet noodzakelijk de juiste om je plannen uit te werken en een netwerk kan ook ondersteuning bieden in het opmaken van je dossier. 
• Heb je al voldoende online zichtbaarheid? Sommige commissieleden zullen je online opzoeken. 
• Heb je al ervaring in het aanvragen en/of krijgen van subsidies? Soms kan het goed zijn om te beginnen met (boven)lokale subsidies voor je de zwaardere dossiers van het Kunstendecreet induikt.
• Heb je de komende periode voldoende (mentale) ruimte om tijd en (gratis) werk te investeren in het voorbereiden en opmaken van het subsidiedossier? 

Soms is het beter om te wachten en meer ervaring op te bouwen voor je een dossier in het Kunstendecreet indient. Deze ervaring ligt zowel in het opbouwen van je netwerken, je artistieke cv en ervaring in het schrijven van subsidiedossiers. 

Het startpunt om een subsidie aan te vragen, is dat je een interessant, waardevol onderzoek, idee of project in gedachten hebt waarvan je denkt dat het in aanmerking komt. Subsidies worden uitgedeeld aan trajecten en projecten die mee het Vlaams kunstenveld vorm zullen geven. De relevantie van je plannen zijn dus noodzakelijk. 

Heb je hier nog niet bij stilgestaan, en vertrekt je dossier enkel vanuit de nood aan geld of (laatste) financiering dan vertrek je niet vanuit de juiste piste. 

Lees zeker ook de handleiding van beurzen of projectsubsidies en de onze infobundel om zeker te zijn dat je plannen binnen de criteria vallen. Twijfel je hierover? Kijk dan naar de resultaten van goedgekeurde beurzen en projectsubsidies uit vorige rondes. Zowel (boven)lokale subsidies als het Kunstendecreet moeten deze online delen. 

Geloof je zelf toch niet helemaal in je dossier, dan dien je het beter niet in. Houd er rekening mee dat beoordelingscommissies je geschiedenis van subsidieaanvragen kunnen inkijken. Dien dus niet te veel dossiers in die niet goed of doordacht uitgewerkt zijn. 

Een subsidiedossier opmaken neemt veel tijd in. Je moet niet enkel het dossier uitschrijven, maar ook je plannen concreet uitwerken en nadenken waar je naartoe wil met je onderzoek of project. 

Naast het actief uitwerken van je plannen voor het dossier is een subsidieaanvraag ook een reflectiemoment: waar sta je, wie zit in je netwerk, wat ontbreekt nog, waar wil je naartoe (met je plannen). Sta hier voldoende bij stil.

Wil je indienen bij de deadline van 15 maart, dan begin je best al met het organiseren van je plannen voor de kerstperiode. Wil je indienen met de deadline van 15 september, doe je dit voordat de zomervakantie start. Het dossier zelf uitschrijven en de nodige feedback of begeleiding hiervoor krijgen kan je in de maanden voor de deadline doen. Vergeet niet dat je pas vier maanden na de deadline het resultaat krijgt van de subsidieronde, en kan beginnen. 

Zet een retroplanning uit in tijd: van de opbouw naar een subsidiedossier tot de toekomstplannen. Zet in deze planning zowel de voorbereidingen die je terugvindt in de onderstaande items, als de timing van het beurstraject of -project zelf, en hoe deze in de toekomst gepresenteerd zullen worden. 

Om je voor te bereiden op een goed dossier is het belangrijk dat je goed ingelezen en op de hoogte bent van de organisatie, criteria en vormvereisten van de subsidielijn. Hieronder enkele aspecten die je zeker op voorhand dient door te nemen:

• Zorg ervoor dat je de vormvereisten goed doorneemt, anders investeer je tijd in een niet-ontvankelijk dossier. 
• Doe grondig onderzoek naar de beoordelingscommissies. De keuze die je daarin maakt is belangrijk en strategisch. Het kan ook bepalen hoe je jouw dossier zal organiseren en uitschrijven. Kijk bijvoorbeeld naar hoe vorige beoordelingscommissies waren samengesteld of in welke beoordelingscommissie de positieve aanvragen zaten. 

• Meld je al eens aan op KIOSK en kijk na hoe je het dossier moet indienen en wat de aanvraag allemaal inhoudt. 

Zorg ervoor dat je plannen realistisch en goed doordacht zijn. Je mag ambitieus zijn, maar een beoordelingscommissie kan het doorzien als je te groot of klein denkt. 

Het belangrijkste is dat je je plannen niet gaat omvormen naar wat je denkt dat het Kunstendecreet wil: het gaat erom of je beurs of project in het plaatje van het Kunstendecreet past.

Denk hier goed over na en ga in gesprek met steunpunten of peers over hoe jouw plannen relevant zijn, zowel nauw als breed. Waar gaan je plannen jou, de organisatie of het Vlaamse kunstenveld naartoe brengen? Kijk hiervoor ook naar de strategische punten in de visienota van de minister van Cultuur om de motivatie of relevantie van je subsidieaanvraag af te toetsen. Deze vind je terug in de handleiding en infobundel.

Een goed subsidiedossier hangt af van de partners, samenwerkingen of begeleiders die betrokken zijn bij je plannen. Het is belangrijk dat je dit kan uitschrijven in je dossier. Het in gesprek gaan met relevante partners of begeleiding doe je best voor je start met schrijven: neem dit ook ruim op voorhand mee in je retroplanning.

Wees in deze gesprekken telkens transparant over je subsidieaanvraag, en dat de plannen dus in optie zijn. Dit gebeurt vaker in de sector en is een bekende gang van zaken. 

Is er de intentie om samen te werken? Maak dan al duidelijke afspraken hoe de samenwerking of begeleiding zal verlopen. Welke begeleiding zal voorzien worden of waar ligt de focus, is er financiële ondersteuning, kunnen ze technisch bijstaan of krijg je gratis infrastructuur, helpen ze bij de communicatie en spreiding, …. 

Je kan je partners of andere begeleiders ook vragen om je te ondersteunen bij het opmaken van je subsidiedossier. Denk aan inhoudelijke hulp, feedback, het nalezen of bijstand van een zakelijk coördinator bij het nakijken van je cijferbijlage. 

Indien de gesprekken en samenwerkingen duidelijk zijn kan je intentieverklaringen opmaken, wat belangrijk is voor je dossier. Een intentieverklaring geeft zekerheid aan de beoordelingscommissie dat de plannen in het dossier zullen gebeuren indien de subsidie wordt toegekend. Zorg ervoor dat alles er gedetailleerd in staat, en laat de partners ook uitschrijven waarom ze met jou willen samenwerken of het project willen begeleiden. Dit kan een extra motivatie zijn voor de beoordelingscommissie. 

Het is belangrijk om je dossier te laten nalezen. Zowel door personen die betrokken zijn bij je plannen, als door peers en personen die ervaring hebben in subsidieaanvragen. Je zoekt daarvoor best tijdig mensen, wacht hiermee niet tot het laatste moment! 

De belangrijkste vraag die je daarbij stelt aan degenen die het nalezen is of het dossier en de plannen helder en duidelijk zijn. Niet enkel hoe, waar, wie en wanneer, maar ook waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.  

Daarnaast kunnen ze ook feedback geven of een klankbord zijn voor het finaliseren van je aanvraag. Laat dus al in vroegere fases je dossier nalezen door personen die bekend zijn binnen het veld of de disciplines waarin je zal aanvragen. Mogelijk krijg je nog tips of feedback aangeboden waar je nog concreet mee aan de slag moet gaan. 

Zoek ook iemand die goed is in communicatie of eindredactie. Laat deze je dossier niet inhoudelijk nalezen, maar eindredactie op doen. 

Het is belangrijk dat je bij een project het publiek niet vergeet in je dossier. Je neemt dit best al vanaf het begin mee in het uitwerken van je idee.

Welke boodschap wil je geven aan je publiek, wie is dat publiek en hoe ga je die bereiken? Hoe schat je het bereik in? Of op welke plekken zou je jouw project willen presenteren, en zorgen zij mee voor communicatie en de publiekswerking? Deze vragen gaan ook mee de selectie van je partners bepalen.

Wees realistisch over je plannen! Probeer dit in je dossier bewust en open te beschrijven. Zelfs indien je in een niche veld opereert of nog geen groot bereik hebt, kan je weldoordachte keuzes en samenwerkingen uitschrijven die mee de noodzaak van je plannen aantonen. 

Ook voor de presentatie van je project kan je intentieverklaringen opmaken en toevoegen in je dossier.

Voor een projectsubsidie heb je ook andere mogelijke financiering nodig. Dit ga je moeten onderzoeken voor je aan je dossier begint. Denk aan lokale subsidies, financiën uit co-producties of Tax Shelter.

Zorg ervoor dat je dossier financieel realistisch is, maar let er ook op dat je niet het signaal geeft dat je plannen het gaan redden zonder subsidies. Het moet dus duidelijk zijn dat veel afhangt van de subsidies.

Bekijk het ook als een plan B: welke andere inkomstenbronnen heb je nog als je de subsidie niet krijgt? Kan je het project ook uitwerken op een kleinere schaal? 

Heb je echt geen andere inkomsten gevonden? Licht dan toe in je dossier welke opties je allemaal onderzocht hebt, en hoe het komt dat je een subsidie van 100% aanvraagt. 

Zorg ervoor dat je praktisch en concreet het concept beschrijft in het dossier: wat wil je doen en hoe ziet dat er in de praktijk uit? 

Indien je niet goed bent met een concrete schrijftaal kan je een interview nabootsen over je plannen en dat opschrijven. Vertel over je plannen en strategie, en werk vanuit die notities jouw inhoudelijk dossier uit. Je kan in het werk of projectplan ook met beelden werken.

Zet in je werk of projectplan enkel wat van belang is voor het dossier. Andere zaken die je wil meegeven aan de commissie, kan als bijlage in het dossier worden opgenomen.

Bij de eerste vraag naar positionering schrijf je niet enkel over jezelf of de organisatie, maar ook over het onderzoek of project. Licht daarbij enkel toe wat aansluit op de volgende vragen over je inhoudelijke plannen. Druk je ook uit in timing: in welke periodes plan je iets of hoe lang zullen alle fases doorgaan? 

Begin met een sterke paragraaf die direct duidelijk maakt wat je wil doen. Daarna werk je met een goede structuur je dossier verder uit zodat de commissieleden je plannen kunnen inbeelden. 

Leg niet enkel het ‘wie, waar, wanneer en hoe’ uit van je plannen, maar focus ook op ‘waarom’. Welke meerwaarde zie je in jouw plannen, en hoe gaat dit het project of je onderzoek naar een hoger niveau brengen?

Probeer je dossier concreet uit te schrijven, maar ook je eigenheid te behouden. Verlies jezelf niet in filosoferen of referentiekaders. Je kan iets artistiek of poëtisch in het dossier zetten, maar zoek de juiste balans zodat het duidelijk blijft. 

In je dossier kan je aan storytelling doen, men gebruikt dit vaak bij communicatie naar mogelijke partners of programmatoren. Gebruik dit ook in je dossier om de relevantie en noodzaak duidelijk te maken.

Nadat je plannen inhoudelijk uitgewerkt zijn, maak je best eerst je eigen begroting en zakelijk plan op. Daarna zet je deze om in de verplichte cijferbijlage. Dit kan je doen door bijvoorbeeld te werken met kleurcodes. 

De begroting en het zakelijk plan worden te vaak enkel gelinkt aan cijfers. Schrijf hier ook uit hoe je binnen je project een correcte werkomgeving zal creëren: hoe zal je aan de fair practices voldoen? 

Indien je een projectsubsidie krijgt, zal je in veel gevallen ‘werkgever’ worden. Ga hier bewust en verantwoordelijk mee om, neem je ‘soft human resources’ serieus. Heb je bijvoorbeeld een (externe) vertrouwenspersoon of bemiddelaar? En hoe zal je zorgen voor eerlijke vergoedingen?

Doe grondig onderzoek naar alle budgetten in je begroting: denk aan offertes, anciënniteit, …. In je zakelijk plan kan je al deze stappen en budgetten toelichten, wat een meerwaarde geeft aan het gehele dossier. 

Je dossier zakelijk op punt zetten is niet makkelijk. Werk hiervoor samen met experten. Dit kan zowel een freelance consultant zijn als een zakelijke coördinator van een van de partners die betrokken zijn in je plannen. Zorg ervoor dat je al ruim op tijd iemand zoekt. Een veelgemaakte fout is dat men het zakelijk aspect en de begroting tot het laatst laat liggen, en te kort op de deadline hierbij nog ondersteuning zoekt.