Beter samenwerken met een gedragscode voor jouw organisatie
Werk je regelmatig samen met andere kunstenaars en kunstorganisaties? Voer je vaak onderhandelingen met andere partijen? Wil je je persoonlijke missie en visie beter doen passen binnen die samenwerkingen?
Dan is het schrijven van een ‘code of conduct’ of een gedragscode voor je praktijk een goed idee. Dit levend document dient als houvast voor je werking: je formuleert duidelijk je waarden, normen en noden, en je hanteert hierbij de principes van fair practices.
Net zoals andere grote organisaties en bedrijven, kan jij ook een document samenstellen dat jou helpt je doelen zuiver te krijgen. Hierdoor kan je op termijn beter je samenwerkingen stroomlijnen en evalueren. Dit kan gaan van ideologische overtuigingen tot effectieve vergoedingsafspraken en alles daartussen.
Een gedragscode kan met de jaren evolueren. Het is daarom belangrijk om deze goed bij te houden en regelmatig na te lezen. Het is een intern document dat jou helpt afwegen hoe je in een samenwerking wil staan en of je überhaupt de samenwerking wil aangaan. Dit voorkomt verrassingen, helpt jou de juiste vragen te stellen aan toekomstige partners en het helpt jou je grenzen te bewaken.
Wat staat er in zo’n gedragscode?
- Wie?
Wie ben jij? Voor wie doe je het? Met wie wil je samenwerken?
Deze vragen vormen het eerste luik van je gedragscode. Dit onderdeel maakt ook deel uit van je waardescan. De vragen uit je waardescan helpen om jezelf en je praktijk te positioneren. Vul deze gerust helemaal in als je dieper wilt duiken.
- Wat?
Wat zijn je verwachtingen? Hieronder vind je een aantal voorbeelden die je kan opnemen.
- Duidelijke communicatie: Communiceer tijdig over je verwachtingen. Wil je graag weten wie je contactpersoon is bij problemen? Welke deadlines moet je respecteren? Wanneer kan een evaluatie plaatsvinden?
- Respect voor identiteit, geaardheid, gender, neurodiversiteit,.. Zowel in de omgang en als binnen de praktijk en (publieks-)bemiddeling.
- Verantwoordelijkheid: partijen zijn aanspreekbaar en aansprakelijk voor hun acties. Hanteer ook de principes van fair practices.
- Transparantie: Praat open en tijdig over budget, over (na)zorg, credits en rechten.
- Waar?
Heb je materiële benodigdheden, welke voorzieningen zijn er nodig voor een optimaal werkklimaat?
- Tijd en ruimte: Wordt er voor jou ruimte voorzien of voorzie je die zelf? Wat heb je nodig in die ruimte? Spreek duidelijk af wanneer de werkmomenten plaatsvinden en communiceer wanneer je beschikbaar bent.
- Veiligheid: Zowel fysieke en mentale veiligheid moeten gewaarborgd zijn. Denk aan productionele ondersteuning en doe beroep op je contactpersoon bij problemen
- (productie)kosten: Worden deze berekend in de uitbetaalsom, of kan je die later nog inbrengen?
- Hoe?
Hoe zorg je ervoor dat de andere partners allemaal op de hoogte zijn. Hoe ga je er mee om als er zaken zijn die niet gerespecteerd worden? Hoe los je conflicten op?
- Deel je gedragscode met de betrokken partners
- Maak je eigen contract
- Schakel een vertrouwenspersoon in
- Wat niet?
Je kan in je gedragscode formuleren welk gedrag je wil aanmoedigen. Maar durf ook heel uitdrukkelijk te verwoorden wat je grenzen zijn.
Dit kunnen grenzen zijn in tijd, ruimte, gedachtegoed,etc..
In onze module ‘advies voor Startende kunstenaars’’ vind je nog meer tips over hoe je kan professionaliseren.
Zowel intern als extern
Wil je een stapje verder gaan dan enkel een intern document? Stuur je gedragscode door aan de start van de samenwerking. Zo is de externe partij op de hoogte van je verwachtingen en heb je een opening voor een transparante conversatie over wat haalbaar is en wat niet. Hierbij kan je ook vragen of de externe partij een gedragscode heeft.
Integreer het in je contract
Wist je dat je als particulier ook een contract kan opmaken?
Je kan je gedragscode integreren in je contract of je kan er naar verwijzen als bijlage bij je contract. In beide gevallen laat je best je documenten nalezen door een jurist.
Je hoeft niet helemaal van nul te beginnen bij het opmaken van een contract, gebruik deze handige templates van Cultuurloket.
Hier een aantal zaken die zeker in je contract moeten staan:
1. Partijen
Vermeld de volledige namen en adressen van alle partijen die bij het contract betrokken zijn.
2. Het onderwerp van het contract
Geef duidelijk aan waarover de overeenkomst gaan
3. Formuleer de afspraken & toepasselijke regels
Bepaal de rechten en plichten van elke partij, zoals de prijs, de betalingswijze, deadlines, opvolging, omkadering en andere zaken uit je gedragscode.
4. Specificeer de toepasselijke regels
Specificeer toepasselijke wetteksten als mogelijk. Werk hiervoor samen met een jurist.
