Waarom archiveren?

Zorg dragen voor je eigen archief en collectie is een uitdaging voor velen, niet het minst omdat het voor sommigen een verplichting is. Wat moet je bewaren? Hoe bewaar je alles? Waar begin je en wat doe je eerst? En vooral: waarom zou ik zorg dragen voor mijn archief en collectie(s)? 

Documentatie van de eigen praktijk of organisatie is evenzeer van belang tijdens de loopbaan zelf, als instrument voor reflectie over het werk in kwestie (zowel door de kunstenaar of organisatie als door derden) of als praktisch instrument dat de dagelijkse werking kan vergemakkelijken. Organisaties en kunstenaars gebruiken hun archief als administratief, organisatorisch en technisch geheugensteuntje of als directe basis voor promotiedoeleinden of omkadering. Voor hernemingen (van live werk), tentoonstellingen, retrospectieven en publicaties is het handig als het (oorspronkelijke) werk goed gedocumenteerd is. 

Documentatie of archieven vormen ook de basis voor overdracht naar volgende generaties – van publiek of van jongere kunstenaars die kunnen bouwen op het werk van oudere kunstenaars. Kunstenaars staan tijdens hun loopbaan stil bij hun nalatenschap na het einde van hun carrière. Hoe kunnen ze het oeuvre zorgvuldig documenteren en archiveren, voor latere ontsluiting en reflectie?

Het behoud, beheer, documenteren en ontsluiten van de werken verschilt per discipline. 

  • In de beeldende kunsten zijn de kunstwerken doorgaans unieke objecten (of edities in beperkte oplage) die vaak as such blijven bestaan (met uitzondering van performatief en efemeer werk). 
  • In de architectuur is er een verschil tussen de gebouwde uitkomst van een ontwerp en de stukken die het ontwerpproces documenteren (tekeningen, maquettes, etc.). 
  • In de live kunsten (zoals in muziek en podiumkunsten) bestaat mogelijk een partituur of tekst, maar het werk zelf bestaat in de opvoering. Documentatie- of archiefmateriaal bestaat daarom uit materiaal of captaties die de voorstelling op diverse manieren benaderen, maar nooit de voorstelling zelf zijn. Voor de reproduceerbare kunsten geldt dat het origineel – bij audiovisuele werken en opgenomen muziek de masters, bij letteren het origineel manuscript, bij design het prototype – bijzondere waarde heeft.

Naast documentatie van het artistieke werk zelf, bevatten archieven doorgaans relevant contextmateriaal dat duiding geeft bij het werk en/of archieven van de organisatie zelf (bijvoorbeeld boekhoudingen, jaarverslagen of subsidiedossiers). Voor de verschillende disciplines geldt dat de rechten voor opvoering, afbeelding of distributie cruciaal zijn.