Starten als Kunstenorganisatie

Kunstenorganisaties weten doorgaans goed waarom ze een bepaalde aanvraag voor subsidie of een kandidatuur op een oproep willen indienen. Maar uit de vragen die ze aan Kunstenpunt stellen blijkt dat ze niet altijd weten hoe ze dat best aanpakken.

Lees zeker ook hier de richtlijnen van Cultuurloket.

Maak een stappenplan

Stap 1: bestudeer de richtlijnen

Elk subsidiesysteem biedt andere mogelijkheden. Bestudeer het dus goed zodat je de juiste keuze kan maken. Ook voor open oproepen loont het de moeite om de voorwaarden grondig door te nemen. Die teksten zijn soms moeilijk leesbaar wegens hun ambtelijke taal en omdat ze over verschillende webpagina’s verspreid zijn. De richtlijnen kunnen ook elke keer weer anders zijn.

De projecten en beurzen die het kunstendecreet voorziet, zijn belangrijk subsidie-instrumenten voor de professionele kunstensector. Daarom organiseert Kunstenpunt twee keer per jaar een infosessie. De richtlijnen voor het schrijven van de aanvraag voor een beurs, project- of werkingssubsidie zijn weinig concreet. De Vlaamse overheid laat immers veel ruimte voor diversiteit in de kunsten: via hetzelfde systeem moeten zowel een fotograaf als een danser, een band die een CD wil opnemen als een kunsteducatieve organisatie zijn aanvraag kunnen indienen. De zelfprofilering van de aanvragers is dus belangrijk. Voor project- en werkingssubsidies kan je kiezen uit vijf functies waarvoor telkens andere criteria van beoordeling van toepassing zijn. Als je meer dan één functie kiest, wordt het aanvraagformulier ook langer en zal je aanvraag getoetst worden aan meer beoordelingscriteria.

Stap 2: schrijf een artistiek plan

Werk niet meteen in het definitieve formulier om je artistieke praktijk te verwoorden. Schrijf je plannen eerst voor jezelf uit. Op die manier blijf je dicht bij je motivatie en gebruik je je eigen taal. Een aanvraagformulier invullen met wat je denkt dat de beoordelaar verwacht, verzwakt de zeggingskracht van je tekst. Trap niet in die valkuil. Een dossier dat probeert te overtuigen door de taal van de lezers te gebruiken of inspeelt op criteria en impliciete verwachtingen kan tijdelijk succesvol zijn, maar is op termijn waardeloos.

Als je collectief aan een project werkt, kan je het gezamenlijke denkproces en het ontwikkelen van een gedeelde taal ondersteunen door werkvormen voor co-creatie.

Wanneer je je teksten in een formulier overbrengt, zal je wellicht wat moeten aanpassen, bijvoorbeeld omdat het aantal karakters voor elk veld beperkt is. Maar omdat je vertrekt van een doordachte tekst, blijft de kern van je betoog overeind.

Stap 3: schrijf een zakelijk plan

Eigenlijk moet je voor elk artistiek plan ook een begroting maken. Daarmee bedoelen we niet alleen de kosten waarvoor je financiering zoekt, maar alle kosten en inkomsten voor de realisatie van het plan. Het is meteen ook een goede oefening om na te gaan of je niets vergeten bent. Bereken een faire vergoeding voor iedereen die aan het project meewerkt, vermeld welke steun in natura je van partners krijgt, en schat inkomsten realistisch in.

Voor een project- of werkingssubsidie via het kunstendecreet gebruik je de verplichte Excel-bijlage. In het zakelijk plan beschrijf je waarom je subsidie nodig hebt en hoe de cijfers in de begroting zijn samengesteld.

Kortom: een goed dossier voorbereiden vraagt tijd, terwijl succes niet gegarandeerd is. In elk geval is het een proces van reflectie, en dat komt je artistieke en professionele ontwikkeling altijd ten goede.